Könyvelés
Ezekre figyelj, ha elektronikus számlát fogadsz be

Ezekre figyelj, ha elektronikus számlát fogadsz be

  • 2017. 04. 05. 08:09

Egy elektronikus számla befogadójára számos szabály vonatkozik, most ezeket gyűjtöttünk egy csokorba. Így cikkünket azoknak ajánljuk, akiknél fennáll az a lehetőség, hogy elektronikus számlát fogadjanak be.

Miként lehet kibocsátani elektronikus számlát?

Kétféleképpen lehet kibocsátani elektronikus számlát az általános forgalmi adóról szóló törvény 175. §-a alapján:
  1. az elektronikus aláírásról szóló törvénynek megfelelően minősített elektronikus aláírással ellátott számlát bocsájthatunk ki, vagy
  2. az elektronikus adatcsererendszerben (rövidítve: EDI) elektronikus adatként létrehozott és továbbított számlát bocsájthatunk ki, de ezt csak akkor, ha partnereinkkel előzetesen és írásban megállapodtunk az EDI alkalmazásáról és használatáról.

Az elektronikus számla körüli homály

Az elektronikus számla témaköre számos kérdést vet fel. A legsűrűbben feltett kérdés az szokott lenni, hogy az e-mailben, PDF fájlként továbbított dokumentum vajon elektronikus számlának tekinthető-e? A rövid válasz az, hogy nem feltétlenül. Csak amiatt, mert online továbbítottak nekünk egy számlát, az attól még nem lesz okvetlenül elektronikus számla, de persze megvan rá az esély, hogy elektronikus számláról van szó, de nem minden esetben az. A legtöbbször ugyanis inkább arról van szó, hogy egy papíralapú számlát kaptunk PDF csatolmányként.

Mikor tekintsünk egy számlát elektronikusnak?

A legésszerűbb döntésnek az bizonyulhat, hogy csak akkor nyilvánítunk egy számlát elektronikus számlának, hogyha látjuk ráírva az ’’elektronikus számla’’ kifejezést. Érdemes azt is tudni, hogyha egy valóban elektronikus számlát kapunk, s azt kinyomtatjuk, akkor nem a számlát, hanem csak annak egy kinyomtatott másolatát tartjuk a kezünkben, amit persze le lehet fűzni, de az elektronikus számla lényege pont az, hogy elektronikus. Erre utal az áfatörvény 179. § (2) bekezdése is, mely kimondja, hogy az elektronikus okirat kizárólag elektronikus formában őrizhető meg, vagyis, ha befogadunk egy ténylegesen elektronikus számlát, akkor azt a későbbiekben eredeti, elektronikus formájában kell megőriznünk.

5 lehetőség, ahogyan megőrizhetjük az elektronikus számlákat:

Az alábbi lehetőségek közül választhatunk:
  1. fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott bizonylat esetén archiválási vagy nem archiválási szolgáltató megbízására köteleznek minket,
  2. minden egyéb esetben zárt rendszer alkalmazásával őrizhetjük meg az elektronikus számlát, EDI segítségével kibocsátott számlák esetén pedig az EDI-re vonatkozó szabványok szerint.

Ajánlatkérés

Kérdése van? Várjuk hívását!

Mikula Zsuzsa közgazdász, mérlegképes könyvelő